Po co autorowi brief redakcyjny
Brief redakcyjny to krótki opis zadania, który pomaga autorowi podjąć właściwe decyzje przed napisaniem pierwszego zdania. Powinien wyjaśniać nie tylko, o czym ma być tekst, lecz także po co powstaje, komu ma pomóc i na jakich informacjach można go oprzeć. Dzięki temu autor nie musi zgadywać, czy zamawiający oczekuje podstawowego poradnika, szczegółowej instrukcji czy tekstu przedstawiającego ofertę.
Warto przygotować brief nawet wtedy, gdy piszesz samodzielnie. Zapisane ustalenia ułatwiają odróżnienie tego, co ważne dla czytelnika, od pomysłów, które jedynie wydają się ciekawe. Brief nie musi być długim formularzem. Ma przekazać informacje potrzebne do pracy i wskazać kwestie, które wymagają uzgodnienia. Jeśli czegoś jeszcze nie wiadomo, lepiej zapisać to jako pytanie niż zostawiać pozornie precyzyjne polecenie.
Cel tekstu: nazwij oczekiwany rezultat
Zacznij od jednego zdania opisującego zadanie tekstu z perspektywy odbiorcy. Przykład: „Po przeczytaniu artykułu właściciel małej pracowni ma umieć zebrać informacje potrzebne do napisania opisu nowej usługi”. Taki cel jest bardziej użyteczny niż samo „napisać tekst o opisach usług”, bo podpowiada, jakie wyjaśnienia i przykłady powinny znaleźć się w środku.
Oddziel cel czytelnika od celu marki. Firma może chcieć pokazać swoje doświadczenie albo zachęcić do kontaktu, ale nie powinno to przesłaniać odpowiedzi na pytanie, z którym ktoś trafia do tekstu. W briefie zapisz oba cele i określ, czy przewidziane jest wezwanie do działania. Jeśli tak, wskaż, do czego ma prowadzić: do przeczytania powiązanego materiału, sprawdzenia usługi czy zadania pytania. Nie obiecuj rezultatu, którego tekst lub oferta nie mogą zagwarantować.
Odbiorca: opisz sytuację, nie tylko grupę
Sformułowanie „tekst dla małych firm” mówi autorowi niewiele. Przydatniejszy jest opis osoby w konkretnej sytuacji: „Właścicielka sklepu internetowego przygotowuje pierwszy poradnik dla klientów i nie ma ustalonego procesu akceptacji treści”. Dodaj, co ta osoba już wie, czego może nie rozumieć oraz jaką decyzję chce podjąć po lekturze. To pomaga dobrać poziom szczegółowości bez nadmiernego tłumaczenia podstaw albo pomijania ważnych kroków.
Wypisz też najważniejsze pytania i możliwe obawy odbiorcy. Przy poradniku o briefie mogą to być: „Czy muszę zaplanować wszystkie śródtytuły?” oraz „Co zrobić, jeśli nie mam materiałów źródłowych?”. Autor otrzymuje wtedy wskazówkę, jakie wątpliwości wyjaśnić wprost. Jeśli tekst ma służyć kilku grupom, ustal, która jest pierwszoplanowa. Próba równie szczegółowego pisania do wszystkich często kończy się ogólnikami.
Zakres: ustal, co wchodzi do tekstu, a co nie
Temat wyznacza kierunek, ale nie określa granic. W briefie podaj główne zagadnienia, oczekiwaną formę i przybliżoną objętość. Dla artykułu o przygotowaniu briefu można wskazać cztery obowiązkowe elementy: cel, odbiorcę, zakres i materiały wejściowe. Można też zaznaczyć, że tekst ma zawierać krótki przykład zapisu celu, ale nie ma opisywać całego procesu zatrudniania autora.
Zapisz wymagania, które naprawdę mają znaczenie: ton wypowiedzi, sposób zwracania się do czytelnika, dopuszczalny poziom specjalistycznego języka oraz słowa lub obietnice, których należy unikać. Jeśli planowane są grafiki, wskaż ich funkcję, na przykład prosty schemat pól briefu zamiast dekoracyjnego zdjęcia. Nie układaj jednak za autora każdego zdania. Dobry brief wyznacza ramy i zostawia miejsce na klarowną strukturę oraz trafne przykłady.
Materiały wejściowe i ustalenia przed pisaniem
Dołącz to, na czym autor ma się oprzeć: opis usługi, notatki z rozmów z zespołem, wcześniejsze publikacje marki, zasady językowe oraz dostępne dokumenty źródłowe. Przy każdym materiale dopisz, do czego służy. Wcześniejszy artykuł może być wzorem tonu, ale nie źródłem fragmentów do powielenia. Rozróżnij informacje potwierdzone od roboczych założeń i wskaż osobę, która może wyjaśnić niejasności. Jeśli potrzebne są dodatkowe źródła, określ, jakie rodzaje materiałów będą odpowiednie i jak autor ma oznaczać kwestie wymagające sprawdzenia.
Na koniec ustal sposób oddania tekstu, osobę odpowiedzialną za uwagi oraz kolejność akceptacji. Możesz też wskazać moment na zatwierdzenie konspektu, szczególnie gdy temat ma wiele możliwych ujęć. Przed przekazaniem briefu przeczytaj go oczami autora: czy da się na jego podstawie wybrać najważniejsze informacje, odrzucić poboczne wątki i napisać tekst dla określonego czytelnika? Jeśli odpowiedź brzmi „nie”, uzupełnij brakujące decyzje zamiast dodawać kolejne ogólne wskazówki.
