Kompletność zależy od zadania czytelnika
Poradnik nie musi zawierać wszystkiego, co wiadomo o danym temacie. Powinien natomiast wystarczyć do wykonania zadania, które obiecuje w tytule. Innego zakresu potrzebuje tekst „Jak przygotować opis jednej usługi”, a innego „Jak zaplanować treści na stronę firmy”. Pierwszy może prowadzić przez zebranie informacji, ułożenie oferty i sprawdzenie gotowego opisu. Drugi musi pomóc także ustalić, jakie podstrony są potrzebne i jaką rolę pełni każda z nich.
Przed redakcją zapisz jedno zdanie: „Po lekturze czytelnik potrafi…”. Dodaj, dla kogo piszesz i co ta osoba już wie. Jeśli poradnik jest skierowany do właścicielki małej firmy, która pierwszy raz zamawia teksty na stronę, nie zakładaj znajomości terminów redakcyjnych. Nie musisz jednak tłumaczyć całej historii marketingu treści. Tak określony punkt startowy i oczekiwany rezultat wyznaczają granice artykułu lepiej niż planowana liczba znaków.
Zbuduj szkielet z koniecznych decyzji i działań
Wypisz kroki, które czytelnik musi przejść, aby osiągnąć obiecany rezultat. Przy każdym zapytaj: jaką decyzję ma podjąć, jakich informacji do niej potrzebuje i jaki będzie widoczny efekt? W poradniku o opisie usługi takimi krokami mogą być: zebranie pytań klientów, wybór najważniejszych korzyści, przedstawienie sposobu współpracy oraz sprawdzenie, czy wiadomo, co zrobić dalej. Każdy z nich zasługuje na miejsce, bo pominięcie go może utrudnić przygotowanie użytecznego opisu.
Oddziel kroki obowiązkowe od wariantów. Informacja o tym, jak opisać usługę dostępną w kilku pakietach, przyda się części czytelników, lecz nie powinna zasłaniać podstawowej ścieżki. Możesz dodać ją jako krótki przykład albo wskazać, kiedy warto rozwinąć temat osobno. Dzięki temu tekst pozostaje pomocny również dla osób z prostszą ofertą.
Sprawdź, czego brakuje między radą a działaniem
Tekst bywa zbyt krótki nie dlatego, że ma mało akapitów, lecz dlatego, że przeskakuje trudny moment. Rada „dopasuj język do odbiorcy” niewiele daje bez podpowiedzi, jak to zrobić. Można ją uzupełnić prostym działaniem: zbierz pytania pojawiające się w rozmowach z klientami, zaznacz powtarzające się słowa i sprawdź, czy robocza wersja tekstu odpowiada na te pytania zrozumiałym językiem.
Przeczytaj poradnik z perspektywy osoby, która wykonuje zadanie po raz pierwszy. Po każdym poleceniu zapytaj: „Skąd mam to wiedzieć?”, „Jak mam to zrobić?” oraz „Po czym poznam, że zrobiłem to wystarczająco dobrze?”. Nie każde pytanie wymaga osobnego rozdziału. Czasem wystarczy przykład, krótkie kryterium wyboru lub wyjaśnienie wyjątku. Jeśli jednak odpowiedź jest niezbędna do przejścia dalej, jej brak osłabia kompletność poradnika.
Rozpoznaj fragmenty, które tylko zwiększają objętość
Przegadanie nie oznacza po prostu długiego tekstu. Powstaje wtedy, gdy kolejne zdania nie pomagają zrozumieć, wybrać ani wykonać działania. Typowe sygnały to kilka wstępów do tego samego zagadnienia, powtarzanie rady innymi słowami, rozbudowane oczywistości oraz przykłady, które nie pokazują żadnej różnicy w postępowaniu.
Przy każdym akapicie określ jego funkcję: wyjaśnia krok, uzasadnia decyzję, pokazuje przykład, ostrzega przed częstym błędem czy odpowiada na możliwą wątpliwość? Jeśli trudno wskazać funkcję, spróbuj go usunąć i przeczytaj sąsiednie fragmenty. Gdy niczego nie brakuje, akapit prawdopodobnie był zbędny. Jeśli po usunięciu tekst staje się niejasny, skróć fragment zamiast usuwać go w całości.
Zwróć też uwagę na przykłady. Jeden konkretny przykład może zastąpić kilka zdań ogólników. Zamiast wielokrotnie przekonywać, że opis usługi powinien być jasny, pokaż różnicę między hasłem „kompleksowa obsługa” a informacją, co klient otrzyma i na jakim etapie współpracy.
Zakończ ocenę testem obietnicy
Na koniec porównaj tytuł, wstęp i zakończenie z treścią główną. Czy poradnik odpowiada na pytanie zapowiedziane w tytule? Czy czytelnik wie, od czego zacząć, jakie decyzje podjąć i jak sprawdzić wynik? Czy ważne ograniczenia zostały nazwane, zamiast ukryte w przypisie lub pominięte? Jeśli tytuł obiecuje „kompletny przewodnik”, a tekst omawia tylko pierwszy etap pracy, lepiej zawęzić obietnicę niż dopisywać poboczne rozdziały bez planu.
Pomocny jest również test skrótu: spróbuj streścić każdy fragment jednym zdaniem. Gdy dwa fragmenty mają takie samo streszczenie, prawdopodobnie da się je połączyć. Gdy ważnego kroku nie da się przypisać do żadnego fragmentu, trzeba go dopisać. Ostateczny zakres jest właściwy wtedy, gdy czytelnik może przejść od problemu do sensownego działania bez szukania brakujących instrukcji i bez przedzierania się przez treści, które nie służą temu celowi.
