Zacznij od zadania, nie od robienia zrzutów
Zrzut ekranu ma sens wtedy, gdy pomaga odbiorcy rozpoznać miejsce, w którym powinien wykonać czynność. Zanim otworzysz narzędzie do przechwytywania obrazu, zapisz cel instrukcji. Na przykład: „Użytkownik ma znaleźć ustawienia powiadomień i wyłączyć wiadomości o promocjach”. Taki cel podpowiada, które widoki są potrzebne, a które tylko wydłużą poradnik.
Rozpisz proces na kilka działań i przy każdym zadaj pytanie: czy sam opis wystarczy? Jeśli przycisk jest łatwy do znalezienia, obraz może być zbędny. Jeśli trzeba odróżnić dwie podobne opcje, pokaż widok, na którym widać ich nazwy i położenie. Jeden zrzut nie musi odpowiadać każdemu kliknięciu. Ważniejsze, by odbiorca wiedział, gdzie jest, co wybrać i jaki rezultat powinien zobaczyć.
Przygotuj ekran, zanim go przechwycisz
Otwórz właściwy widok i ustaw okno tak, by najważniejszy element był dobrze widoczny. Zamknij niepotrzebne karty, okna i komunikaty. Jeśli piszesz instrukcję dla konkretnego urządzenia lub wersji interfejsu, zaznacz to w tekście. Układ aplikacji może się różnić między telefonem a komputerem, więc mieszanie takich widoków bez wyjaśnienia utrudnia wykonanie zadania.
Przed zapisaniem obrazu sprawdź, czy na ekranie nie ma danych klientów, adresów e-mail, numerów zamówień, prywatnych wiadomości ani innych informacji, których nie należy publikować. Najwygodniej pracować na koncie demonstracyjnym z przygotowanymi przykładowymi danymi. Jeżeli to niemożliwe, usuń wrażliwe informacje przed wykonaniem zrzutu albo starannie je zasłoń. Po eksporcie obejrzyj gotowy plik ponownie: łatwo przeoczyć dane widoczne w bocznym panelu lub na pasku przeglądarki.
Kadruj i oznaczaj tylko to, co potrzebne
Kadr powinien zachować tyle otoczenia, by odbiorca rozpoznał ekran, ale nie zmuszać go do szukania drobnego przycisku na wielkim obrazie. Przy instrukcji dotyczącej ustawień często przyda się nagłówek strony, fragment menu i obszar, w którym należy kliknąć. Jeśli po przycięciu nie da się ustalić, z jakiego widoku pochodzi obraz, cofnij kadr o krok.
Strzałka lub obrys mogą wskazać jeden istotny element. Gdy na zrzucie pojawia się kilka oznaczeń, ponumeruj je w kolejności działań i powtórz tę kolejność w tekście. Nie zasłaniaj oznaczeniami etykiet przycisków ani pól formularza. Unikaj też poleceń opartych wyłącznie na kolorze, takich jak „kliknij czerwony przycisk”: kolor może się zmienić, a część osób może go nie odróżnić. Bezpieczniej podać nazwę elementu widoczną na ekranie.
Połącz obraz z instrukcją, którą da się czytać bez niego
Pod każdym zrzutem lub tuż przed nim umieść krótkie zdanie opisujące działanie: „W menu po lewej wybierz Powiadomienia, a następnie otwórz Preferencje e-mail”. Sam napis „Krok 2” nie mówi, czego szukać. Obraz i tekst powinny się uzupełniać: zrzut pokazuje położenie elementu, a zdanie wyjaśnia czynność i jej cel.
Jeżeli system publikacji pozwala dodać tekst alternatywny, opisz w nim informację potrzebną do zrozumienia obrazu, zamiast przepisywać całe sąsiednie akapity. Przykładowo: „Menu ustawień konta z wyróżnioną pozycją Powiadomienia”. Po przygotowaniu poradnika przejdź proces krok po kroku, korzystając tylko z opublikowanej wersji. Jeśli w którymś miejscu trzeba się domyślać, czy nacisnąć przycisk, czy wybrać opcję z listy, doprecyzuj tekst lub zmień kadr.
Zaplanuj aktualizację już przy publikacji
Interfejsy się zmieniają: przycisk może dostać inną nazwę, a ustawienie trafić do nowej zakładki. Zachowaj pliki źródłowe i zapisuj zrzuty w sposób, który pozwala je później odnaleźć, na przykład według nazwy poradnika i numeru kroku. W notatce redakcyjnej możesz dopisać, jakiego urządzenia oraz widoku dotyczy instrukcja. Dzięki temu osoba aktualizująca materiał nie musi odtwarzać całego procesu od zera.
Podczas przeglądu poradnika sprawdź nie tylko wygląd obrazów, lecz także zgodność podpisów z aktualnymi nazwami opcji. Gdy zmienia się jeden ekran, wymień odpowiedni zrzut i przeczytaj sąsiednie kroki: zmiana może wpływać na całą sekwencję. Jeśli chcesz poszerzyć listę inspiracji dotyczących komunikacji, odwiedź także W Dobrym Takcie.
