Zacznij od sytuacji klienta, nie od opisu firmy
Oferta usługowa ma odpowiedzieć na proste pytanie: co się wydarzy, jeśli klient zdecyduje się na współpracę? Zanim opiszesz doświadczenie i metody pracy, nazwij problem, z którym klient przychodzi, oraz cel usługi. Jeśli przygotowujesz teksty na stronę małej pracowni, celem może być uporządkowanie informacji o usługach tak, aby odwiedzający łatwo znaleźli odpowiedzi na podstawowe pytania. To bardziej konkretne niż obietnica „treści, które sprzedają”.
Pierwszy akapit oferty warto dopasować do rozmowy lub zapytania. Możesz krótko potwierdzić, jak rozumiesz potrzebę: „Chcesz opisać trzy usługi na stronie i ujednolicić język komunikacji”. Jeśli czegoś jeszcze nie ustalono, nie zgaduj. Zaznacz założenie i poproś o potwierdzenie. Dzięki temu klient od początku widzi, na jakiej podstawie powstała propozycja.
Opisz rezultat i granice zakresu
Najważniejsza część oferty to lista tego, co klient otrzyma. Zamiast samego „opracowania treści” wskaż materiały i ich przeznaczenie, na przykład: tekst strony głównej, opisy trzech usług oraz krótkie propozycje nagłówków. Dodaj, czy praca obejmuje zebranie informacji, przygotowanie konspektu, redakcję dostarczonych materiałów czy pisanie od podstaw. Klient powinien móc odróżnić gotowy rezultat od czynności, które prowadzą do jego powstania.
Równie ważne jest wskazanie tego, co pozostaje poza ofertą. Nie musi to być długa lista zastrzeżeń. Wystarczy jasno napisać, że propozycja nie obejmuje na przykład projektu graficznego, wprowadzenia treści do strony albo przygotowania dodatkowych wersji językowych. Jeśli zakres można rozszerzyć, opisz, że wymaga to osobnego ustalenia. Taka granica chroni przejrzystość współpracy i ułatwia rozmowę o nowych pomysłach, które pojawią się po drodze.
Pokaż współpracę krok po kroku
Klient kupuje nie tylko rezultat, ale także określony sposób dojścia do niego. Przedstaw więc etapy w kolejności: zebranie materiałów, rozmowa lub brief, przygotowanie pierwszej wersji, przekazanie uwag i oddanie wersji końcowej. Przy każdym etapie napisz, kto wykonuje następny ruch. Przykładowo: „Po otrzymaniu materiałów przygotuję konspekt. Gdy go zaakceptujesz, rozpocznę pisanie”. To pozwala klientowi ocenić, ile uwagi i czasu będzie potrzebował po swojej stronie.
Nazwij też materiały niezbędne do startu. Mogą to być opis usług, odpowiedzi na częste pytania klientów, dotychczasowe teksty i informacje o sposobie kontaktu. Jeżeli materiały są niekompletne, wskaż, jak sobie z tym poradzicie: dodatkową rozmową, listą pytań albo zmianą zakresu. Terminy podawaj wraz z warunkami, od których zależą, na przykład od przekazania informacji i zebrania uwag. Samo „realizacja w tydzień” niewiele wyjaśnia, jeśli nie wiadomo, od kiedy liczyć ten czas.
Ustal zasady uwag, zmian i rozliczenia
Słowo „poprawki” bywa rozumiane różnie. W ofercie doprecyzuj, ile tur uwag przewidujesz, jak klient powinien je przekazać i czego mogą dotyczyć. Jedna zbiorcza wiadomość zwykle ułatwia pracę bardziej niż komentarze przesyłane przez kilka osób w różnych kanałach. Warto rozróżnić dopracowanie uzgodnionego materiału od nowego zadania, na przykład dopisania kolejnej podstrony. Nie chodzi o tworzenie barier, lecz o wspólne rozumienie ustalonego zakresu.
Cenę pokaż w sposób, który pozwala powiązać ją z opisanym rezultatem. Jeśli oferta zawiera warianty, wyjaśnij różnicę między nimi poprzez zakres prac, a nie samą nazwę pakietu. Podaj także sposób rozliczenia, jeśli jest już ustalony, oraz informację, co stanie się, gdy klient zechce zmienić zakres. Nie obiecuj efektów, nad którymi nie masz pełnej kontroli. Możesz zobowiązać się do przygotowania konkretnych materiałów, ale nie do określonej liczby zapytań od odbiorców.
Zakończ ofertę prostym kolejnym krokiem
Na końcu zbierz najważniejsze ustalenia w krótkim podsumowaniu: rezultat, zakres, przebieg pracy i warunki rozpoczęcia. Następnie powiedz klientowi, co ma zrobić, jeśli propozycja mu odpowiada. Może to być potwierdzenie zakresu w wiadomości i przesłanie materiałów do briefu. Jeśli przed rozpoczęciem pracy trzeba jeszcze rozstrzygnąć jedną kwestię, nazwij ją wprost. Oferta ma ułatwiać decyzję, a nie zmuszać odbiorcę do domyślania się kolejnego kroku.
Przed wysłaniem przeczytaj tekst z perspektywy osoby, która nie zna Twojego procesu. Sprawdź, czy potrafi wskazać, co dokładnie otrzyma, co musi przygotować, kiedy może zgłaszać uwagi i które prace wymagają osobnego ustalenia. Usuń ogólne określenia tam, gdzie można podać konkret. Jasna oferta nie musi być długa ani efektowna. Powinna być na tyle precyzyjna, by obie strony mogły wrócić do niej podczas współpracy i rozumieć ją podobnie.
