Najpierw ustal, jaką pracę ma wykonywać tekst
Po audycie łatwo podzielić publikacje na „dobre” i „słabe”, ale taki podział niewiele mówi o kolejnym kroku. Artykuł z niewielką liczbą odwiedzin może odpowiadać na ważne pytanie klientów. Popularny tekst może z kolei zawierać nieaktualne instrukcje. Zanim zdecydujesz o jego losie, zapisz, do kogo jest skierowany, na jakie pytanie odpowiada i co czytelnik powinien móc zrobić po lekturze.
Oceń osobno przydatność, poprawność, aktualność i zgodność z obecną ofertą oraz językiem marki. Sprawdź też, czy temat nie jest już lepiej opracowany w innym miejscu serwisu. Dane o odwiedzinach lub zapytaniach mogą pomóc ustalić priorytet pracy, lecz nie powinny być jedynym kryterium. Jeśli nie masz danych, zacznij od pytań klientów, treści samego tekstu i oceny osoby znającej temat.
Popraw, gdy temat jest potrzebny, a problem da się naprawić
Poprawa ma sens, gdy tekst nadal pełni wyraźną funkcję, ale utrudnia czytelnikowi skorzystanie z informacji. Może mieć niejasny wstęp, zbyt ogólny tytuł, powtórzenia, brak odpowiedzi na kluczowe pytanie albo przykłady niedopasowane do odbiorcy. Wtedy warto zachować główny temat i przebudować publikację wokół konkretnej potrzeby, zamiast dopisywać kilka zdań na końcu.
Ustal zakres zmian przed rozpoczęciem redakcji. Przy drobnych brakach wystarczy poprawić strukturę, sprawdzić fakty i doprecyzować przykład. Jeśli znaczna część tekstu jest nieaktualna, potraktuj zadanie jak ponowne opracowanie tematu: zweryfikuj informacje u właściwych osób, usuń twierdzenia, których nie możesz potwierdzić, i napisz fragmenty od nowa. Nie zmieniaj przy tym obietnicy w tytule, jeśli treść wciąż ma odpowiadać na to samo pytanie.
Połącz, gdy kilka publikacji konkuruje o tę samą rolę
Dwa artykuły nie wymagają połączenia tylko dlatego, że używają podobnych słów. Porównaj ich odbiorców, pytania i zakres. Jeśli jeden wyjaśnia podstawy, a drugi prowadzi przez zaawansowany proces, mogą dobrze działać osobno. Jeśli jednak oba obiecują tę samą odpowiedź, powtarzają akapity i żaden nie jest wystarczająco kompletny, jeden uporządkowany materiał może być wygodniejszy dla czytelnika.
Wybierz publikację, która ma najtrafniejszy zakres i najlepiej nadaje się na tekst główny. Przenieś do niej wartościowe, niepowtarzające się fragmenty z pozostałych materiałów, ujednolić terminologię i usuń sprzeczności. Następnie sprawdź odnośniki prowadzące do łączonych stron. Jeżeli usuwasz ich adresy, zaplanuj przekierowanie do rzeczywiście odpowiadającego im materiału; nie kieruj wszystkich automatycznie na stronę główną. Jeśli dawne teksty obsługiwały różne potrzeby, rozważ pozostawienie ich jako odrębnych publikacji.
Wycofaj, gdy tekst nie ma już użytecznej funkcji
Wycofanie bywa rozsądne, gdy temat stracił związek z działalnością, publikacja opiera się na nieaktualnych założeniach albo nie da się jej rzetelnie zaktualizować. Podobnie może być z krótkim tekstem zapowiadającym zakończoną akcję, jeśli nie służy już jako potrzebne archiwum. Najpierw sprawdź jednak, czy zawiera definicję, odpowiedź lub przykład, który warto zachować gdzie indziej. Decyzja o usunięciu nie musi oznaczać utraty każdej przydatnej myśli.
Sprawdź, czy ktoś nadal może trafiać na adres z innych stron, newsletterów lub zapisanych zakładek. Gdy istnieje bliski tematycznie następca, przekierowanie może ułatwić dotarcie do właściwej odpowiedzi. Gdy go nie ma, nie udawaj, że niepowiązana strona zastępuje wycofany tekst. Przed zmianą zapisz powód decyzji i upewnij się, że ważne odnośniki wewnętrzne nie prowadzą do niedostępnej publikacji.
Zapisz decyzję i sprawdź jej skutek
Prosta karta decyzji ogranicza przypadkowe zmiany. Przy każdym adresie zanotuj odbiorcę, cel tekstu, główne problemy, wybrane działanie i osobę odpowiedzialną. Dodaj krótki warunek ukończenia, na przykład: „artykuł odpowiada na trzy najczęstsze pytania”, „dwa powtarzające się poradniki tworzą jedną spójną instrukcję” albo „odnośniki do wycofanej strony zostały poprawione”. Dzięki temu łatwiej odróżnić wykonaną pracę od samego przesunięcia zadania na liście.
Po publikacji przeczytaj rezultat z perspektywy odbiorcy: czy wiadomo, czego dotyczy tekst, czy kroki wynikają z siebie i czy dalsze odnośniki pomagają? Gdy masz dostęp do danych, obserwuj również, czy czytelnicy docierają do właściwej strony i czy nie pojawiają się problemy z nawigacją. Jeśli efekt nie odpowiada celowi, wróć do decyzji. Audyt jest początkiem porządkowania treści, a nie jednorazowym wyrokiem dla każdego adresu.
