Najpierw ustal, co tekst musi przekazać
Gotowy tekst łatwo skracać mechanicznie: usunąć co trzecie zdanie, zamienić wyrażenia na krótsze i uznać pracę za skończoną. Taka metoda może jednak pozbawić odbiorcę warunku, wyjątku albo przykładu, dzięki któremu rozumiał przekaz. Lepszy punkt wyjścia to pytanie: co czytelnik powinien wiedzieć lub móc zrobić po lekturze?
Zapisz jednym zdaniem cel tekstu. Dla opisu usługi może on brzmieć: „Czytelnik ma ocenić, czy ta usługa odpowiada jego potrzebie i co obejmuje”. Następnie zaznacz informacje niezbędne do osiągnięcia tego celu. W opisie będą to zwykle zakres usługi, odbiorca, sposób współpracy i istotne ograniczenia. W instrukcji ważniejsze okażą się kolejność działań, wymagane materiały oraz sytuacje, w których należy postąpić inaczej.
Dopiero teraz zdecyduj, ile miejsca potrzebuje publikacja. Limit znaków bywa przydatny, ale nie powinien być jedynym kryterium redakcji. Jeżeli skrócona wersja nie odpowiada na podstawowe pytania odbiorcy, problemem może być format, a nie długość zdań.
Szukaj powtórzeń w całym tekście, nie tylko w zdaniach
Przeczytaj tekst i przy każdym akapicie zanotuj jego główną myśl. Gdy dwie notatki znaczą niemal to samo, sprawdź, czy oba akapity są potrzebne. Często wstęp zapowiada korzyść, kolejny akapit opisuje ją innymi słowami, a zakończenie ponownie ją streszcza. W takim przypadku można zostawić najmocniejsze, najbardziej konkretne ujęcie.
Oddziel również informację od komentarza o informacji. Zdanie „Warto podkreślić, że termin przesłania materiałów jest bardzo ważny” można zastąpić zdaniem „Prześlij materiały przed rozpoczęciem redakcji”. Druga wersja mówi odbiorcy, co ma zrobić. Nie oznacza to, że każde uzasadnienie jest zbędne: jeśli termin wynika z określonego etapu pracy, krótko wyjaśnij tę zależność.
Uważaj na dygresje, które są ciekawe, ale nie wspierają celu publikacji. Możesz je usunąć albo zachować do osobnego materiału. Nie usuwaj natomiast przykładów automatycznie. Jeden trafny przykład nieraz zastępuje kilka zdań abstrakcyjnego wyjaśnienia.
Skracaj zdania przez doprecyzowanie sensu
Po uporządkowaniu akapitów przejdź do zdań. Wykreśl wypełniacze, takie jak „należy zauważyć, że” lub „w celu dokonania”, jeśli nie wnoszą znaczenia. Zamień ogólne sformułowania na konkretne czasowniki. Zamiast „dokonaj weryfikacji poprawności danych kontaktowych” napisz „sprawdź adres e-mail i numer telefonu”. Krótszy zapis wskazuje zarazem, co dokładnie trzeba sprawdzić.
Porównaj też dwie wersje komunikatu. Dłuższa: „W przypadku zainteresowania skorzystaniem z naszej oferty zachęcamy do kontaktu w celu uzyskania informacji dotyczących dostępnych terminów realizacji”. Krótsza: „Napisz do nas, aby zapytać o dostępny termin realizacji”. Druga wersja zachowuje działanie i jego cel. Jeśli odpowiedź zależy od rodzaju zlecenia, dodaj tę informację osobno, zamiast ukrywać ją w ogólnym zdaniu.
Nie każda zamiana na krótsze słowo poprawia tekst. Skróty branżowe mogą oszczędzać miejsce autorowi, lecz zmuszać odbiorcę do zgadywania. Podobnie zdanie złożone z samych haseł może stracić związki przyczynowo-skutkowe. Celem jest mniej wysiłku po stronie czytelnika, nie jak najmniejsza liczba znaków.
Zachowaj warunki, wyjątki i kolejność działań
Przy mocniejszym skracaniu najłatwiej przypadkiem usunąć drobne słowa, od których zależy sens: „przed”, „po”, „tylko”, „jeśli”. Porównaj „Wyślij pliki, a przygotujemy projekt” z „Po zaakceptowaniu zakresu wyślij pliki, a przygotujemy projekt”. Jeżeli akceptacja zakresu jest koniecznym etapem, pierwsza wersja obiecuje inną kolejność współpracy.
Sprawdź szczególnie zdania o dostępności, wymaganiach i rezultatach. Czy po redakcji nadal wiadomo, kogo dotyczy dana informacja? Czy przykład nie brzmi jak obietnica w każdej sytuacji? Czy odbiorca zna następny krok? Takie pytania pomagają odróżnić szczegół potrzebny do decyzji od szczegółu, który jedynie wydłuża tekst.
Przetestuj krótszą wersję bez patrzenia na oryginał
Na koniec odłóż pierwszą wersję i przeczytaj wyłącznie skrócony tekst. Spróbuj odpowiedzieć na pytania, z którymi prawdopodobnie przyjdzie odbiorca. Jeśli musisz zajrzeć do oryginału, by zrozumieć, o jaki termin, produkt lub etap chodzi, przywróć brakującą informację. Przejście między akapitami też ma znaczenie: po usunięciu fragmentu sprawdź, czy zaimki i odwołania nadal mają jasny punkt odniesienia.
Przy ważnych materiałach warto poprosić drugą osobę o przeczytanie tekstu bez dodatkowych objaśnień. Niech własnymi słowami powie, co zrozumiała i czego nadal nie wie. Taki test nie służy wyłącznie wyłapywaniu błędów. Pokazuje też, które fragmenty naprawdę pomagają, a które można bezpiecznie pominąć. Dobry skrót zostawia odbiorcy mniej czytania, ale nie więcej domysłów.
